Procès-verbal AG association : modèle 2026 et mentions obligatoires

En bref : Le procès-verbal d'assemblée générale est le document officiel qui acte les décisions prises lors d'une AG. Il doit mentionner le quorum, les résolutions votées, les résultats des scrutins et être signé par le président et le secrétaire. Un PV conforme protège juridiquement votre association et s'impose en cas de contrôle ou de litige.

Le problème : vous venez de tenir votre assemblée générale, les débats ont été riches, les résolutions adoptées… mais vous devez maintenant rédiger le procès-verbal AG. Entre les mentions obligatoires, la rédaction des résolutions et les signatures à collecter, vous ne savez pas par où commencer ni quels éléments sont réellement indispensables pour que le document soit valide.

La solution : ce guide détaille toutes les mentions légales à faire figurer dans un PV d'assemblée générale, vous propose un modèle type téléchargeable et vous explique comment archiver ce document essentiel pour la vie de votre association loi 1901.

Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'AG et pourquoi est-il obligatoire ?

Le procès-verbal d'assemblée générale est le compte rendu officiel et fidèle de ce qui s'est dit et décidé lors de l'AG de votre association. Contrairement au compte rendu AG association qui peut être synthétique et diffusé aux membres, le PV AG est un document juridique qui engage l'association.

La loi 1901 n'impose pas explicitement la rédaction d'un procès-verbal, mais vos statuts associatifs le prévoient presque toujours. De plus, certaines décisions doivent être justifiées auprès de la préfecture (changement de bureau, modification des statuts) et c'est le PV qui servira de preuve.

Pourquoi le PV est indispensable :

• Il atteste officiellement des décisions prises (élections, votes de résolutions, modifications statutaires)
• Il constitue une preuve en cas de litige interne ou externe
• Il permet de déclarer les changements auprès de la préfecture et du registre spécial association
• Il protège les dirigeants en traçant les délibérations et les votes
• Il est requis par certains financeurs publics ou privés lors de contrôles

Un PV bien rédigé sécurise donc la gouvernance de votre structure et facilite toutes vos démarches administratives ultérieures.

Les mentions obligatoires d'un procès-verbal AG en 2026

Pour qu'un procès-verbal d'assemblée générale soit juridiquement valable, il doit comporter un ensemble de mentions précises. Voici la liste exhaustive des éléments à faire figurer dans votre modèle PV association.

Informations générales sur l'association et la séance

• Nom complet de l'association et son siège social
• Type d'assemblée : assemblée générale ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE)
• Date, heure de début et de fin de l'AG
• Lieu de réunion (adresse complète)
• Convocation : rappeler la date d'envoi, le mode de convocation et le respect des délais statutaires (la convocation et les délais légaux en 2026 doivent être respectés)

Présence, quorum et représentation

• Liste des membres présents : noms, prénoms, qualité (adhérent, membre du bureau, fondateur…)
• Liste des membres représentés : indiquer qui représente qui, sur présentation d'un pouvoir écrit
• Liste des membres excusés et absents (facultatif mais recommandé)
• Calcul du quorum : nombre de membres présents ou représentés / nombre total de membres ayant droit de vote. Précisez si le quorum statutaire est atteint ; en cas contraire, indiquez les conséquences prévues par vos statuts

Bureau de séance

• Président de séance : nom de la personne qui dirige les débats (souvent le président de l'association)
• Secrétaire de séance : nom de la personne chargée de rédiger le PV (souvent le secrétaire de l'association)
• Assesseurs ou scrutateurs si des élections ont lieu

Ordre du jour et résolutions

• Ordre du jour complet : listez tous les points abordés, dans l'ordre
• Pour chaque résolution soumise au vote :
• Numérotation de la résolution
• Intitulé clair et résumé du projet soumis
• Résultat du vote : nombre de voix pour, contre, abstentions, blancs ou nuls
• Mention "adoptée" ou "rejetée"

Exemple de rédaction d'une résolution :

Résolution n° 3 – Approbation du rapport financier 2025 Après présentation par le trésorier du bilan et du compte de résultat de l'exercice clos le 31/12/2025, l'assemblée générale approuve les comptes à l'unanimité. Votes : 42 pour, 0 contre, 1 abstention. Résolution adoptée.

Éléments complémentaires

• Questions diverses : synthèse des échanges si pertinent
• Clôture de la séance : heure de fin et formule de clôture
• Signatures : le PV doit être signé par le président de séance et le secrétaire de séance. En cas d'élection ou de décision importante, les membres du nouveau bureau peuvent aussi signer

Modèle de procès-verbal AG association (Word et PDF téléchargeable)

Voici une trame type de rédaction PV que vous pouvez adapter à votre structure. Ce modèle respecte toutes les mentions obligatoires AG décrites ci-dessus.

PROCÈS-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE [Nom de l'association] Siège social : [adresse complète]

Date : [JJ/MM/2026] Heure : de [heure] à [heure] Lieu : [adresse de réunion]

Convocation : Les membres ont été convoqués le [date] par [lettre/mail/courrier], conformément à l'article [X] des statuts, dans le respect du délai de [nombre] jours.

Présents : [liste nominative] Représentés : [nom + nom du mandataire] Excusés : [liste] Absents : [liste si nécessaire]

Quorum : [nombre] membres présents ou représentés sur [nombre total] membres ayant droit de vote. Le quorum statutaire de [X %] est atteint.

Bureau de séance : Président : [Nom Prénom] Secrétaire : [Nom Prénom]

ORDRE DU JOUR

1. Approbation du procès-verbal de l'AG précédente
2. Rapport moral du président
3. Rapport financier et approbation des comptes 2025
4. Élection/renouvellement du conseil d'administration
5. Orientations et projets 2026
6. Questions diverses

DÉROULEMENT

Le président ouvre la séance à [heure] et constate que le quorum est atteint. Il rappelle l'ordre du jour.

Résolution n° 1 – Approbation du PV de l'AG du [date] Le PV est lu. L'assemblée l'approuve à l'unanimité. Votes : [X] pour, [X] contre, [X] abstentions. Résolution adoptée.

Résolution n° 2 – Approbation du rapport moral Le président présente le bilan des activités de l'année écoulée. L'assemblée approuve le rapport moral. Votes : [X] pour, [X] contre, [X] abstentions. Résolution adoptée.

Résolution n° 3 – Approbation des comptes 2025 Le trésorier présente le bilan, le compte de résultat et l'annexe. L'assemblée approuve les comptes. Votes : [X] pour, [X] contre, [X] abstentions. Résolution adoptée.

[Continuez pour chaque résolution…]

Questions diverses : [Synthèse des échanges]

CLÔTURE

L'ordre du jour étant épuisé, le président clôt la séance à [heure].

Fait à [lieu], le [date].

Le président de séance, [Signature] [Nom Prénom]

Le secrétaire de séance, [Signature] [Nom Prénom]

Vous pouvez adapter ce modèle PV association à votre fonctionnement interne, mais veillez à conserver toutes les mentions obligatoires.

Différences entre procès-verbal et compte rendu d'AG

Beaucoup de secrétaires débutants confondent procès-verbal AG et compte rendu. Pourtant, ces deux documents ont des fonctions distinctes.

Le procès-verbal d'assemblée générale doit donc être rédigé avec rigueur et précision, tandis que le compte rendu AG association peut être plus souple et pédagogique pour informer les adhérents absents.

Qui rédige et signe le PV d'assemblée générale ?

Rédaction du PV

La rédaction du PV incombe généralement au secrétaire de séance, qui peut être :

• Le secrétaire de l'association (fonction la plus courante)
• Un membre désigné en début d'AG si le secrétaire est absent
• Un bénévole ou un prestataire externe dans les grandes structures

Le secrétaire prend des notes pendant l'AG, puis met en forme le document dans les jours qui suivent. Certains secrétaires utilisent un enregistrement audio pour ne rien oublier (avec accord des participants), mais l'enregistrement ne remplace jamais le PV écrit.

Signature du PV

Le procès-verbal doit être signé au minimum par deux personnes :

• Le président de séance
• Le secrétaire de séance

En cas d'élection d'un nouveau bureau, il est recommandé de faire signer aussi les nouveaux élus pour attester de leur acceptation de mandat. Pour les décisions importantes (modification des statuts, dissolution…), une signature collective des membres du conseil d'administration renforce la sécurité juridique.

Les signatures manuscrites sont préférables, mais en 2026, une signature électronique qualifiée est également recevable si votre association utilise un outil de dématérialisation conforme au règlement eIDAS.

Archivage et conservation du procès-verbal AG

Une fois rédigé et signé, le PV d'assemblée générale doit être archivé et conservé de manière pérenne.

Inscription au registre spécial

La loi impose aux associations de tenir un registre spécial où sont consignés tous les PV d'AG et de conseil d'administration. Ce registre peut être :

• Un registre papier côté et paraphé
• Un registre informatique sécurisé et horodaté

Le registre doit être conservé au siège de l'association et être présentable à tout moment aux autorités (préfecture, services fiscaux, inspection du travail) et aux membres de l'association qui en font la demande.

Durée de conservation

Il est recommandé de conserver les PV d'assemblée générale sans limitation de durée, car ils constituent la mémoire juridique de l'association. Certaines décisions (élections, changements de statuts) peuvent être contestées plusieurs années après.

Pour les aspects fiscaux, la durée légale de conservation des documents comptables est de 10 ans minimum. Si votre PV fait référence à l'approbation des comptes, appliquez ce délai.

Format de conservation

Conservez au minimum deux exemplaires du PV :

• Un original papier signé, conservé dans le registre spécial
• Une copie numérique (PDF signé électroniquement ou scan du document papier), sauvegardée sur un support sécurisé (cloud, serveur, disque externe)

En cas de sinistre (incendie, inondation), la copie numérique permet de reconstituer vos archives. Certaines associations utilisent aussi un coffre-fort numérique pour garantir l'intégrité et la traçabilité des documents.

PV d'AG et formalités administratives

Le procès-verbal d'assemblée générale est souvent requis pour effectuer certaines démarches administratives. Voici les principales situations où vous devrez fournir une copie du PV.

Déclaration en préfecture

Toute modification affectant la vie de l'association doit être déclarée à la préfecture du siège dans un délai de 3 mois maximum. Sont concernés :

• Élection ou changement de membres du bureau (président, trésorier, secrétaire)
• Modification des statuts ou du règlement intérieur
• Changement d'adresse du siège social
• Ouverture, transfert ou fermeture d'un établissement

Vous devrez joindre à votre déclaration une copie certifiée conforme du PV de l'AG ayant voté ces changements. La certification est apposée par le président ou le secrétaire avec la mention « Certifié conforme à l'original, fait à [lieu] le [date], signature ».

Banque et compte bancaire

Si votre association vient d'élire un nouveau trésorier ou a changé de président, la banque exigera une copie du PV pour mettre à jour les signataires autorisés sur le compte bancaire association.

De même, l'ouverture d'un nouveau compte nécessite souvent de fournir le dernier PV d'AG pour prouver la composition actuelle du bureau.

Financeurs et partenaires publics

Les collectivités territoriales, l'État, les fondations et certains mécènes demandent régulièrement une copie des PV d'AG pour vérifier que l'association fonctionne conformément à ses statuts et que les comptes sont approuvés chaque année.

Un PV bien tenu facilite l'obtention de subventions et renforce la crédibilité de votre structure.

FAQ

Quelle est la différence entre un PV d'AG ordinaire et extraordinaire ? L'assemblée générale ordinaire (AGO) se réunit au moins une fois par an pour approuver les comptes et le rapport moral. L'assemblée générale extraordinaire (AGE) est convoquée pour modifier les statuts, dissoudre l'association ou prendre toute décision sortant du cadre ordinaire. Le PV d'AGE doit mentionner le quorum renforcé et les majorités qualifiées prévus par vos statuts.

Combien de temps après l'AG faut-il rédiger le procès-verbal ? Il n'existe pas de délai légal impératif, mais il est vivement recommandé de rédiger et faire signer le PV dans les 15 jours suivant l'AG, tant que les souvenirs sont frais et que les participants sont disponibles pour signer. Un délai trop long expose à des oublis ou des contestations.

Le PV doit-il reprendre in extenso tous les débats ? Non. Le procès-verbal AG doit être fidèle mais pas sténographique. Résumez les discussions importantes, mentionnez les arguments principaux si un débat a été vif, mais concentrez-vous sur les décisions prises et les résultats des votes. L'essentiel est la traçabilité des résolutions et de leur adoption.

Peut-on modifier un PV après signature ? Une fois signé, un PV ne peut pas être modifié unilatéralement. Si une erreur matérielle est constatée (faute de frappe, erreur de prénom…), il faut rédiger un erratum signé par le président et le secrétaire, ou faire approuver une rectification lors de l'AG suivante. Pour une erreur de fond, l'AG suivante peut voter une nouvelle résolution annulant ou complétant la précédente.

Le PV d'AG doit-il être envoyé à tous les membres ? La loi ne l'impose pas, mais vos statuts peuvent le prévoir. En pratique, beaucoup d'associations envoient plutôt un compte rendu synthétique aux adhérents et conservent le PV complet dans leurs archives. Tout membre peut toutefois demander à consulter le PV original, qui doit être tenu à disposition au siège.

Faut-il faire certifier le PV par un officier public ? Non, sauf disposition particulière de vos statuts. La signature du président et du secrétaire suffit à authentifier le document. En revanche, pour déclarer certains changements en préfecture, vous devrez certifier vous-même la copie conforme à l'original, ce qui n'a rien à voir avec une certification par huissier ou notaire.