En bref : Le compte rendu d'assemblée générale est un document juridique essentiel pour toute association loi 1901. Il doit contenir des mentions obligatoires (quorum, votes, résolutions), être conservé dans le registre spécial et transmis en préfecture en cas de modification statutaire. Ce guide vous fournit un modèle conforme et toutes les règles à respecter en 2026.
Le problème : Après chaque assemblée générale, nombreux sont les secrétaires d'association qui se demandent quoi écrire exactement dans le procès-verbal, quelles mentions sont légalement obligatoires et dans quel délai transmettre le document aux autorités.
La solution : Structurer votre compte rendu assemblée générale association autour des éléments clés imposés par la loi 1901, conserver une trace écrite conforme et respecter les délais réglementaires pour éviter tout litige ou sanction administrative.
Pourquoi le compte rendu d'AG est-il obligatoire ?
Le compte rendu, ou procès-verbal (PV), d'assemblée générale constitue la preuve juridique des décisions prises collectivement par les membres de votre association. Même si la loi 1901 n'impose pas formellement de tenir un PV dans tous les cas, vos statuts ou votre règlement intérieur le prévoient généralement. Surtout, certaines situations rendent ce document légalement indispensable :
- Modification des statuts : tout changement (objet, siège social, composition du bureau) nécessite un PV signé pour la déclaration en préfecture.
- Acquisition ou vente de biens immobiliers : le PV atteste de l'autorisation donnée par l'AG.
- Demande de subvention : de nombreux financeurs publics exigent le dernier PV d'AG pour vérifier la composition du conseil d'administration.
- Contrôle fiscal ou administratif : l'absence de PV peut entraîner la remise en cause d'avantages fiscaux ou de la transparence financière.
En pratique, rédiger un compte rendu AG systématiquement protège votre association contre les contestations internes et facilite toutes vos démarches administratives.
Les mentions obligatoires du compte rendu assemblée générale association
Pour qu'un procès-verbal soit juridiquement valable, il doit comporter un socle minimum d'informations. Voici les mentions obligatoires à faire figurer dans tout compte rendu AG, qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire.
En-tête du document
- Nom complet de l'association (dénomination officielle déclarée en préfecture)
- Numéro RNA (Répertoire National des Associations) ou SIREN le cas échéant
- Type d'assemblée : ordinaire, extraordinaire ou mixte
- Date, heure de début et heure de fin de la séance
- Lieu de la réunion (adresse complète)
Participants et quorum
- Liste des présents : nom, prénom et qualité (membre, administrateur, invité)
- Liste des représentés : nom du membre absent et du mandataire, avec référence au pouvoir écrit
- Liste des absents excusés et non excusés
- Calcul du quorum : nombre de membres présents ou représentés / nombre total de membres ayant le droit de vote. Précisez si le quorum statutaire est atteint (indispensable pour la validité des votes).
Astuce : si le quorum n'est pas atteint, l'AG ne peut pas délibérer valablement. Vous devez alors convoquer une nouvelle assemblée selon les règles prévues dans vos statuts.
Ordre du jour et déroulement
- Ordre du jour complet tel qu'indiqué dans la convocation (voir notre article sur l'assemblée générale association : convocation et délais légaux en 2026)
- Désignation du bureau de séance : président de séance, secrétaire de séance (peut différer du bureau élu)
- Résumé des débats pour chaque point à l'ordre du jour (synthèse factuelle, sans retranscrire mot à mot les échanges)
Résolutions et résultats de vote
Pour chaque résolution soumise au vote, mentionnez :
- L'intitulé exact de la résolution (ex. : « Approbation du rapport financier exercice 2025 »)
- Le mode de scrutin : à main levée, bulletin secret, vote électronique
- Le résultat du vote : nombre de voix pour, contre, abstentions
- L'adoption ou le rejet de la résolution
En cas de modification statutaire, conservez le texte exact de la résolution adoptée (nouvel article, modification d'un article) : ce texte sera exigé lors de la déclaration en préfecture.
Signature et conservation
- Signature du président de séance et du secrétaire de séance à la fin du PV
- Date de signature (peut être postérieure à la date de l'AG si le PV est relu et validé ensuite)
- Conservation dans le registre spécial association : le PV doit être inscrit ou collé dans le registre tenu au siège de l'association, avec paraphe de chaque page par le président.
Modèle PV AG : structure type pour une assemblée ordinaire
Voici un modèle de compte rendu assemblée générale association que vous pouvez adapter. Ce modèle correspond à une AG ordinaire annuelle (approbation des comptes, renouvellement du conseil).
| Section | Contenu à rédiger |
|---|---|
| En-tête | Association [Nom] – RNA [n°] – Assemblée générale ordinaire du [date] à [heure] – [Lieu complet] |
| Participants | Présents : [liste nom, prénom, qualité] – Représentés : [liste + mandataire] – Absents excusés : [liste] – Absents : [liste] – Quorum : X présents ou représentés sur Y membres = Z% (quorum atteint/non atteint) |
| Bureau de séance | Président de séance : [Nom Prénom] – Secrétaire de séance : [Nom Prénom] |
| Ordre du jour | 1. Rapport moral du président – 2. Rapport financier du trésorier – 3. Approbation des comptes 2025 – 4. Renouvellement du conseil d'administration – 5. Questions diverses |
| Débats résumés | Pour chaque point : résumé factuel des interventions, questions posées, réponses apportées |
| Résolutions | Résolution n°1 – Approbation du rapport moral : Pour X – Contre Y – Abstentions Z – ADOPTÉE Résolution n°2 – Approbation du rapport financier : Pour X – Contre Y – Abstentions Z – ADOPTÉE Résolution n°3 – Renouvellement du CA : liste des candidats, résultats du vote – ADOPTÉS |
| Clôture | Levée de la séance à [heure] – Signatures : Président de séance [Nom] – Secrétaire de séance [Nom] – Date : [JJ/MM/AAAA] |
Variantes pour une AG extraordinaire
Si votre assemblée est extraordinaire (modification des statuts, dissolution, fusion), ajoutez :
- La mention expresse du caractère extraordinaire dans l'en-tête
- Le quorum renforcé si vos statuts l'imposent (souvent 50 % ou 2/3 des membres)
- Le texte intégral de la modification statutaire adoptée
- Les pièces jointes : projet de nouveaux statuts, annexes financières en cas de dissolution
Délais de transmission et formalités administratives
Une fois le compte rendu AG rédigé et signé, plusieurs obligations s'imposent selon la nature des décisions prises.
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Conservation interne
- Inscription au registre spécial : dès la signature, collez ou recopiez le PV dans votre registre, paraphé par le président. Ce registre doit être conservé au siège et mis à disposition des membres et des autorités.
- Archivage numérique : doublez systématiquement la conservation papier d'une sauvegarde électronique sécurisée (RGPD natif si vous utilisez un outil comme Assokit, hébergé en France).
Déclaration en préfecture
En cas de modification statutaire (changement d'objet, de siège, de dirigeants), vous devez déclarer la modification à la préfecture (ou sous-préfecture) dans un délai de 3 mois suivant l'AG. Les pièces à fournir sont :
- Le formulaire Cerfa n°13971 (déclaration de modification)
- Le procès-verbal de l'AG daté et signé
- Les statuts modifiés (version consolidée)
- Une copie de la publication au JOAFE de la déclaration initiale (si première modification)
Attention : depuis 2026, de plus en plus de préfectures imposent la télédéclaration via le site service-public.fr. Vérifiez les modalités locales avant d'envoyer votre dossier par courrier.
Publication au Journal Officiel (si nécessaire)
Les modifications de statuts (objet, dénomination, siège social hors département) doivent être publiées au Journal Officiel des Associations et Fondations d'Entreprise (JOAFE). Le coût de publication en 2026 est généralement inférieur à 50 € pour les associations.
Transmission aux membres
Bien que non obligatoire légalement, il est recommandé d'envoyer une copie du PV à tous les membres dans les 15 jours suivant l'AG, par courriel ou courrier. Cela renforce la transparence et évite les contestations ultérieures.
Erreurs fréquentes à éviter lors de la rédaction
1. Oublier de calculer et mentionner le quorum Sans quorum, l'AG n'est pas valable. Indiquez toujours le nombre de présents/représentés et le pourcentage obtenu par rapport au nombre total de membres votants.
2. Ne pas conserver les pouvoirs écrits Chaque membre représenté doit avoir signé un pouvoir écrit. Conservez ces documents avec le PV : ils pourront être réclamés en cas de contrôle.
3. Rédiger un PV trop détaillé (verbatim des débats) Un compte rendu AG n'est pas une retranscription intégrale. Résumez factuellement les échanges pour chaque point, sans rapporter les propos mot à mot.
4. Omettre la signature du président et du secrétaire de séance Un PV non signé n'a aucune valeur juridique. Veillez à ce que les deux signatures figurent sur le document final.
5. Confondre AG ordinaire et extraordinaire Seule l'AG extraordinaire peut modifier les statuts. Si vous avez voté une modification lors d'une AG ordinaire, la décision est nulle. Convoquez toujours une AG extraordinaire pour ce type de résolution.
6. Négliger les délais de déclaration Le délai de 3 mois pour déclarer une modification en préfecture court à compter de la date de l'AG. Passé ce délai, vous risquez un refus d'enregistrement et devrez reconvoquer une nouvelle assemblée.
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FAQ
Quelle est la différence entre compte rendu et procès-verbal d'AG ? Aucune : les deux termes désignent le même document. « Procès-verbal » est le terme juridique officiel, « compte rendu » est plus courant dans le langage associatif. Les mentions obligatoires sont identiques.
Le compte rendu assemblée générale association doit-il être approuvé par les membres ? Vos statuts peuvent prévoir que le PV de l'AG N soit lu et approuvé lors de l'AG N+1. En pratique, beaucoup d'associations envoient un projet de PV aux membres pour relecture dans les 15 jours, puis le font valider par courriel ou lors de la prochaine AG.
Combien de temps faut-il conserver les PV d'assemblée générale ? Légalement, les PV doivent être conservés sans limite de durée dans le registre spécial de l'association. En pratique, conservez-les au minimum 10 ans pour les AG courantes, et indéfiniment pour les AG ayant modifié les statuts ou pris des décisions patrimoniales importantes.
Peut-on rédiger un PV d'AG de manière dématérialisée ? Oui, vous pouvez rédiger et signer électroniquement le PV (signature électronique qualifiée ou cachet serveur). L'essentiel est de pouvoir prouver l'authenticité et l'intégrité du document. Le registre spécial peut aussi être tenu sous forme électronique, à condition d'être infalsifiable (horodatage, journalisation des modifications).
Que faire si le quorum n'est pas atteint le jour de l'AG ? Si le quorum n'est pas atteint, l'AG ne peut pas délibérer. Rédigez un PV de carence mentionnant l'absence de quorum et convoquez une nouvelle AG selon les modalités prévues par vos statuts (souvent, la deuxième AG délibère valablement quel que soit le nombre de présents). Consultez notre article sur l'assemblée générale association : convocation et délais légaux en 2026 pour plus de détails.
Faut-il annexer les rapports (moral, financier) au PV d'AG ? Ce n'est pas strictement obligatoire, mais c'est fortement recommandé. Annexez les rapports approuvés au PV ou mentionnez leur référence (« le rapport financier annexé au présent PV »). Cela facilite la traçabilité et évite les contestations ultérieures. Ces annexes doivent figurer dans le registre spécial association.
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