Note de frais bénévole : règles et modèle 2026
Le problème : un bénévole qui avance 200 € de frais pour une activité de l'association mérite d'être remboursé proprement, ou de bénéficier d'une déduction fiscale s'il renonce au remboursement. Mais sans procédure claire, ces frais finissent souvent oubliés ou mal comptabilisés. Voici les règles 2026 + un modèle prêt à utiliser.
Les 3 cas possibles
Cas 1 — Remboursement intégral
Le bénévole avance ses frais (transport, repas, fournitures), il fournit les justificatifs, l'association le rembourse.
C'est le plus simple. Aucun avantage fiscal pour le bénévole.
Cas 2 — Don en nature (renonciation au remboursement)
Le bénévole avance ses frais, il renonce explicitement au remboursement, et il reçoit un reçu fiscal lui permettant de déduire 66% du montant des impôts.
Conditions :
- L'association doit être d'intérêt général (capable d'émettre des reçus fiscaux)
- Le bénévole signe une lettre de renonciation explicite
- Il fournit tous les justificatifs originaux (l'asso garde les copies)
Cas 3 — Frais professionnels d'une activité salariée
Si le bénévole a un statut salarié dans l'association pour une autre fonction, ses notes de frais relèvent du droit du travail. Régime fiscal différent.
Quels frais sont remboursables ?
Frais kilométriques
Calculés selon le barème fiscal officiel publié chaque année :
| Puissance fiscale | Tarif/km (2026) |
|---|---|
| 3 CV ou moins | 0,529 € |
| 4 CV | 0,606 € |
| 5 CV | 0,636 € |
| 6 CV | 0,665 € |
| 7 CV et plus | 0,697 € |
Pour les vélos et trottinettes : 0,30 €/km (forfait).
Frais de transport
Train, avion, bus, taxi : remboursés sur justificatif (billet, ticket).
Frais de repas
Selon le barème URSSAF : 20,70 € maximum/repas (2026). Au-delà, justification obligatoire.
Frais d'hébergement
Sur justificatif (facture d'hôtel). Pas de plafond légal mais raisonnabilité attendue.
Fournitures et achats
Sur facture mentionnant l'association. Si la facture est au nom du bénévole, joindre une attestation de l'asso.
Modèle de note de frais
NOTE DE FRAIS BÉNÉVOLE
[Logo association]
Nom : ........................
Prénom : .....................
Date de la mission : .........
Objet de la mission : ........
DÉTAIL DES FRAIS
| Date | Description | Montant |
|----------|----------------------|---------|
| 12/03 | Train Paris-Lyon AR | 78,00 € |
| 12/03 | Repas (déjeuner) | 18,50 € |
| 12/03 | Taxi gare-lieu | 12,00 € |
| 12/03 | 230 km voiture 5 CV | 146,28 €|
| | TOTAL | 254,78 €|
[ ] Je demande le remboursement intégral
[ ] Je renonce au remboursement et demande un reçu fiscal
Date : ......
Signature du bénévole : ......
Validation trésorier : ......La lettre de renonciation (cas 2)
Si le bénévole choisit le don en nature, il signe :
Je soussigné(e) [Nom], bénévole de l'association [Nom association], déclare renoncer au remboursement des frais détaillés dans la note de frais du [date], pour un montant total de [montant] €. Je demande à l'association de me délivrer un reçu fiscal au titre de l'article 200 du CGI. Date et signature.
Cette lettre est conservée 10 ans avec les justificatifs.
Comptabilisation
Cas 1 (remboursement) :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 625 (Déplacements) | 254,78 € | |
| 512 (Banque) | 254,78 € |
Cas 2 (don en nature) :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 870 (Contributions volontaires en nature) | 254,78 € | |
| 875 (Contributions volontaires en nature - équivalent) | 254,78 € |
Erreurs à éviter
- Frais sans justificatifs : remboursement impossible, refus URSSAF en cas de contrôle
- Reçu fiscal sans renonciation écrite : nullité du reçu, risque de redressement
- Cumul des frais sur plusieurs mois : trop tardif, perte de traçabilité
- Remboursement en espèces > 1 000 € : interdit (paiement obligatoire par chèque ou virement)
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FAQ
Quel délai pour rembourser un bénévole ? Idéalement sous 30 jours. Au-delà, le bénévole peut considérer la créance comme un don implicite.
Un bénévole peut-il facturer ses frais en facture ? Non, sauf s'il a un statut professionnel (auto-entrepreneur). Sinon c'est une note de frais, pas une facture.
Faut-il déclarer les notes de frais à l'URSSAF ? Pas pour les bénévoles dans les barèmes ci-dessus. Au-delà des plafonds, l'URSSAF peut requalifier en avantage en nature.
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